Gestão inteligente de documentos e informações

AS VANTAGENS DE REALIZAR A DIGITALIZAÇÃO NA GESTÃO DE DOCUMENTOS:

• Consiste em identificar, classificar, catalogar e ordenar cada documento (folha a folha) de forma lógica, para que à recuperação e a consulta ocorra com facilidade, eficiência e eficácia.

• Organização física adequada;

• Sistema de identificação;

• Padronização dos métodos de arquivamento;

• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;

• Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;

• Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;

• Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;

• Descarte de documentos expirados ou desnecessários;

• Atendimento às normas de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos;

• Gestão dos registros vitais;

• Melhoria da integridade do acervo de documentos;

• Padronizar, aperfeiçoar e normatizar os processos organizacionais;

• Aumento da produtividade;

• Otimização do seu espaço físico;

• Preservação apenas do arquivo físico necessário;

• Evita a Deterioração dos documentos e proteção física do acervo;

• Redução dos custos gerados por excesso de impressão e cópias;

• Mais segurança para informações confidenciais;

• Contribuição com o meio ambiente;

• Redução de tempo das atividades de busca e pesquisa de documentos;

• Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação;

• Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso e de distribuição;

• Segurança, portabilidade e conectividade;

• Busca indexada por palavras chaves de pesquisa;

• Integração de dados ativos e históricos;

• Consulta em CD, DVD, Pen Drives e/ou internet, entre outros;

• Organização física adequada em ambientes 100% seguros, protegendo-os contra roubos, danos, perdas ou divulgações indevidas;

• Padronização dos métodos de arquivamento;

• Redução de custos com a administração e manutenção do acervo.